Organisieren Sie Ihre Verwaltungsdokumente: Wie lange bewahren Sie sie auf?
Der Papierkram häuft sich? So sortieren und klassifizieren Sie Ihre wichtigen Dokumente effizient.
Empfohlene Materialien
- Ordner- oder Balgsortierer
- Plastikbeutel
- Aktenvernichter (oder Schere)
- Scanner (optional)
Schritte zum Befolgen
Schritt 1
Sofortige Sortierung (die goldene Regel): Lassen Sie niemals zu, dass sich die Post im Eingang stapelt. Sobald Sie es aufstehen, öffnen Sie alles. Entsorgen Sie Werbung und leere Umschläge sofort. Legen Sie die zu bezahlenden Rechnungen beiseite (im Feld „Zu bearbeiten“) und ordnen Sie direkt zu, was informativ ist.
Schritt 2
LEBENSLANG aufzubewahren (lebenswichtige Dokumente): Personenstandsurkunden, Familienstammbuch, Ehevertrag, Scheidungsurteil, Schenkungen, Testamente, Diplome, Gesundheitsakte, Impfpass, Blutgruppe, Eigentumstitel, Rentenakte.
Schritt 3
Für 10 JAHRE (oder länger) aufzubewahren: Kontoauszüge (5 Jahre, empfohlen werden jedoch 10 Jahre), Scheckbelege, Rechnungen für Rohbauarbeiten (10 Jahre Garantie), Miteigentumsbeiträge, Korrespondenz mit dem Treuhänder.
Schritt 4
5 JAHRE lang aufzubewahren: Einkommensteuerbescheide, Nachweise über die Steuerzahlung, Gehaltsabrechnungen (die bis zur Rentenzahlung für die Berechnung der Ansprüche aufzubewahren sind), Pôle-Emploi-Bescheinigungen, Gas- und Stromrechnungen.
Schritt 5
1 JAHR lang aufzubewahren: Telefon- und Internetrechnungen, Steuerbescheid für Wohneigentum und Grundsteuer (3 Jahre bei Entlastung), Schornsteinfegerzeugnisse.
Schritt 6
Effiziente Klassifizierung: Verwenden Sie Aktenordner oder einen Faltenbalgsortierer (schneller). Nach Hauptthemen klassifizieren: Wohnen, Bankwesen, Gesundheit, Arbeit, Steuern, Versicherungen. Verwenden Sie farbige Trennwände.
Schritt 7
Digitalisierung (Backup): Scannen Sie die wichtigsten Dokumente (die „lebenslang“) und speichern Sie sie in einer sicheren Cloud oder einem zertifizierten digitalen Safe. Im Falle eines Brandes oder einer Überschwemmung verlieren Sie Ihre Verwaltungsidentität nicht.
Häufig gestellte Fragen
Quittungen ?
Bewahren Sie diese nur für Geräte mit Garantie (oft 2 Jahre) zusammen mit der Anleitung auf. Quittungen für Lebensmitteleinkäufe und Kleinanschaffungen landen direkt im Müll.
Vorsichtsmaßnahmen
- Vernichten Sie Dokumente mit personenbezogenen Daten vor dem Wegwerfen (Identitätsdiebstahl).
- Werfen Sie die Originale offizieller Dokumente nicht weg.
