Organiseer uw administratieve papieren: hoe lang moet u ze bewaren?
Stapelt het papierwerk zich op? Hier leest u hoe u uw belangrijke documenten efficiënt kunt sorteren en classificeren.
Aanbevolen materialen
- Mappen- of balgsorteerder
- Kunststof zakjes
- Documentvernietiger (of schaar)
- Scanner (optioneel)
Te volgen stappen
Stap 1
Onmiddellijk sorteren (de gouden regel): Laat post nooit opstapelen bij de ingang. Zodra je het oppakt, open je alles. Gooi advertenties en lege enveloppen onmiddellijk weg. Zet de te betalen rekeningen opzij (in een vakje 'Te verwerken') en classificeer direct wat informatief is.
Stap 2
LEVENSBEHOUDEN (Essentiële documenten): Burgerlijke stand, familieboekje, huwelijkscontract, scheidingsvonnis, schenkingen, testamenten, diploma's, gezondheidsdossier, vaccinatieboekje, bloedgroep, eigendomstitels, pensioendossier.
Stap 3
10 JAAR (of langer) bewaren: Bankafschriften (5 jaar, maar 10 jaar aanbevolen), chequestrookjes, facturen voor ruwbouw (tien jaar garantie), mede-eigendomskosten, correspondentie met de curator.
Stap 4
5 JAAR bewaren: aanslagen inkomstenbelasting, bewijs van belastingbetaling, loonstrookjes (bewaren tot aan het pensioen voor de berekening van de rechten), Pôle Emploi-certificaten, gas- en elektriciteitsrekeningen.
Stap 5
1 JAAR bewaren: telefoon- en internetrekeningen, aanslag woonbelasting en onroerendgoedbelasting (3 jaar indien vrijstelling), schoorsteenvegerattesten.
Stap 6
Efficiënt classificeren: Gebruik ordners of een balgsorteerder (sneller). Indelen op hoofdthema's: Huisvesting, Bankieren, Gezondheid, Werk, Belastingen, Verzekeringen. Gebruik gekleurde verdelers.
Stap 7
Digitalisering (back-up): Scan de belangrijkste documenten (die ‘voor het leven’) en bewaar deze op een beveiligde Cloud of een gecertificeerde digitale kluis. Bij brand of overstroming verliest u uw administratieve identiteit niet.
Veelgestelde Vragen
Ontvangsten ?
Bewaar deze voor apparaten met garantie (vaak 2 jaar) alleen geniet volgens de instructies. Ontvangstbewijzen voor boodschappen en kleine aankopen gaan rechtstreeks de prullenbak in.
Voorzorgsmaatregelen
- Vernietig documenten met persoonlijke gegevens voordat u ze weggooit (identiteitsdiefstal).
- Gooi de originelen van officiële documenten niet weg.
